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如何开好一场会议?
今天刚组织开完一场大型会议,开会前几个小时还被领导批评发言稿写得不好,却在会后受到了领导的一致表扬,说说我对于开会的一些经验吧。
很多人以为开会就是把一群人集中在一起讨论一件事,但其实大家可能都忽略了开会的意义是为了解决问题的。
那么对于会议组织者来说,要想开好一场会议就不是简简单单的发个会议通知把人召集起来,而是应该像电影总导演一样把控整个会议的前期策划、过程实施以及会后复盘改进等,正如我们的戴明循环(PDCA)一样,包含策划-实施-检查-改进四个环节。
PDCA循环又叫戴明环,是美国质量管理专家戴明博士提出的,它是全面质量管理所应遵循的科学程序。是任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序。
PDCA是英语单词Plan(策划)、Do(实施)、Check(检查)和Act(处置)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行的。
一、策划阶段
1.策划阶段的第一步我们需要思考以下三个问题:
开会的目的是什么?
如果不开会,是否有其他解决方式?
会议的预期目标是什么?
会议前准备工作要做好:
1.会议的主题是什么。
2.会议view问题点。
3.参加会议人员,及时邮件及电话通知。
4.提前预订号会议室。
5.预计会议时间。
6.会议记录谁来做。
7.会议问题点必须要给出 DRI/Due day.
8.问题点追踪,事项的追踪结果,谁来跟催进度。
根据我的秘书经历,做好会议主持工作,大概有这么几个流程和需要注意的地方。
首先,你需要充分了解熟悉整个会议的议程安排,不仅仅是拿到会议主持稿和议程就行,最好要和会务组及秘书人员,核对确认一下每项议程,做到心中有数。同时,还要把握好其中的几个重点环节。比如,会议安排有有颁奖环节,你就得提前和会务人员沟通好,每个奖项的颁发顺序,和获奖人员的上台顺序,合影留念,一定得做好衔接,不能出现冷场的情况。总之,会前一定要和会务人员保持紧密沟通联系。例如,我经历的一次,就是颁奖,由于领奖人员没能及时全部到场,会务人员就临时调整了颁发顺序,也没有来得及通知主持人。尽管不是主持人的错,但是也应该提醒他们切记随时保持联系
第二,会议开始前,通常要宣布一下会场纪律,提醒大家会议期间的注意事项,比如,提醒大家不要交头接耳,大声喧哗;要把手机关闭,或调至静音状态等等,确保能保持一个良好的会场纪律和秩序。
第三,会议进行环节,要特别注意议程把控能力,一般的安排部署工作类型的会议,基本都能按照流程就行。但是。座谈会,学习会之类的,通常要安排各部门,各下属单位发言。这里,就特别需要控制好发言时长,提前规定每个人的发言时长。但是,有的参会者表达自我的欲望非常强烈,说的说的就超时了,甚至根本观察不到其他听众的情绪,也不顾及主持人的提醒,这时候就要考验主持人的把控能力了,既给予适当及时的提醒,不失情面,又要严肃严厉一点,必须让发言人恰到好处的停下来。
最后,会议总结环节。要对会议召开情况作一个小结,总结概括会议及领导的重要精神,提出贯彻落实措施。如果是参会领导作总结发言,你正常主持就行。如果是让主持人作总结发言,你总结概括会议精神时还需要把总结发言领导的领导概括进去,同时,不需要再提出什么贯彻落实措施了,只要概括大家的讲话精神就行,最后,提几句鼓励性,号召的话就行。
而且,这个环节,如果主持稿里没有准备,就得你自己总结了,所以你就要认真做好领导发言记录,还要在短时间内作出简要的总结来,这就需要考验你的文字功底和总结概括能力了。
这里还有一个特别需要注意的就是,比如会议结束后,要提醒大家去哪就餐,下午或明天的议程怎么安排,提醒大家按时到场。如果会议结束,早提醒大家注意安全,返程顺利等等。
以上是我的一点点经验,希望能帮到你。
要开好一场会,必须做好以下三点:一是要弄清会议主题和内容,开会目的,参加人员,哪些领导参加,谁主持?谁主讲?谁介绍情况和一般发言,会议时间和材料等,做到心中有数,心怀整体全局。二是做好会议相关筹备工作,如会议通知,会场布置,材料准备,***台设置等,会议发言人要做重点提前演练。三是会议现场引导,要明确专人负责会场每个具体环节,如登记签到,材料分发,会场***台引导服务,台下引导服务等。这些都做好了,才能确保会议开的成功,准备工作才算圆满。
如何开好一个会议,对于众多职场人而言,各自的工作经历中也都参与各种大大小小林林种种的会议,我相信大家对于冗杂,无头绪又拖沓的会议即反感而又无奈,那么怎样高效率的开好一个会议呢,我要从两个身份及三个方面来说,两个身份指的是组织者和参与者,三个纬度指的是会前会中和会后,接下来通过我的职场经验,我们来说说组织者和参与者在这三个方面怎么做:
1.会前
对于组织者而言,要明确为什么要开这个会议,希望达成什么样的目的,是想宣贯一个重大决定统一下思想还是探讨落实什么样的任务,还是需要了解什么样的问题,接下来可以提前明确几个会议当中需要议定的问题,记到笔记本上,如需ppt可以提前制作,然后确定需要参会的部门人员,协调是否需要人力或者相关行政人员协助通知,根据会议性征和人数确定参会地点,通知信息(时间、地点、主题、迟到惩罚规则等)和简单的物料准备(投影仪、话筒、签字笔、写字版、水、根据时长是否安排预定餐食等)安排会议记录人员。
对于参与者而言,首先确定好时间,会议地点,这两点尤为重要,职场中会议的大忌就是迟到,所以一定守时,有时地点找不准也会影响你按时参会,接下来看看是否有会议主题,根据会议主题,确定下你的看法意见,针对主题有自己明确的想法和见解最好,以备临时发言需要,先确定一个自我的大该思路,再根据现场情况修正发言内容记得,携带笔记本和笔。
2.会中
组织者要把这次会议的议题或者主要的任务有序的明确下来,接下来进行有序安排落实,需要宣贯的落实好,需要执行的确定好责任人安排下去,需要了解的问题弄清楚,涉及到业务的问题一定用数据说话,这样问题会更精准高效,需要头脑风暴的留出时间探讨,达成本次会议目的。
参会者需要积极参与,涉及到本部门或者自身的工作内容明确好记下来,并提出自我意见,会上确定好,会下只有落实了,确定好相应的指标数据,数据很关键,提个醒在会议期间尽量少关注手机,不要因为手机信息忽略了会议的内容,也会给他人留下不好印象。
3.会后
组织者安排相关人员协助会议内容的阶段落实情况,并有反馈要求
参与者根据会议的内容及任务要求及时进行安排执行并主动反馈。
背景图片绿色适合穿什么颜色的衣服?
绿色的背景可以搭配白色,黑色,米色,嫩绿色、柠檬黄绿,蓝色的衣服拍摄照片非常不错。
素雅纯洁的白色搭配色彩明快的绿色,给人一种很自然的亲切感;
绿色可以搭配米色,米色是介乎于驼色和白色之间的一种都市色彩,搭配起来优雅大气、清爽宜人;
绿色与黑色搭配,能够使得绿色看起来更加亮丽、青春;
绿色可以搭配同类色系的嫩绿色、柠檬黄绿。清新、自然,给人一种和谐之美;
背景图片绿色适合穿黄色衣服合适,背景图片是绿色还适合穿香槟色大衣服也好看,背景图片是绿色的还适合穿浅粉色的衣服也好看,还适合穿白色衣服也好看,背景图片是绿色的搭配浅灰色西服套装也好看,搭配丁香紫色的连衣裙也好看。
二战德国名将隆美尔是一个怎样的人?
研究隆美尔的专家们发现,隆美尔认为沙漠更象海洋而不象陆地,至少沙漠战术应当更象海军战术,因为那里几乎没有山隘和城镇,你可以进行无限的迂回和渗透,猛烈的扩张和突击,仿佛大海中的战舰随时可以转弯。因此,他在北非***用的基本战术是,如果可以不对敌人的防线进行正面攻击时,就千方百计地不惜多走一两百千米迂回到敌人主阵地后侧进行攻击;如果必须对敌防线实施正面攻击时,仍要以对敌战线后方作深远突击为主要作战形式,只要打开突破口,立刻毫不犹豫地把最大数量的兵力投入进去,然后向各方向猛烈突击和扩张,打乱敌人的部署,撕破敌人的阵线,搅乱敌人的后方,迫使敌正面防线崩溃。
隆美尔是二战著名的军事家,他的军事才能很可能是二战所有将领之中排行前三的。隆美尔在二战之前就写了一本书,叫做《步兵攻击》,这本书被先后出版了十几次,连美国的巴顿将军都对这本书赞不绝口,甚至以背诵其中的章节为荣。后来当上美国总统的艾森豪威尔说,隆美尔是“最可怕的对手”。
在性格上,隆美尔比较固执,做事情讲究原则,可以说没有什么“情商”,甚至得罪了不能得罪的权贵,这为他日后的悲剧埋下了伏笔。***曾经视察格丁尼亚,隆美尔站在马路中间亲自指挥交通,却只让***的汽车过去,拒绝让***办公室主任马丁.鲍曼一行人通过。而马丁.鲍曼是***的左膀右臂,纳粹党的核心高层。任凭马丁.鲍曼的愤怒咆哮,隆美尔就是无动于衷。因为得罪了他们,隆美尔必将付出代价。5年之后,发生了***在“狼穴”遇刺的***,马丁.鲍曼立即向***进了谗言,最终导致隆美尔被迫自尽。
隆美尔是一个天生的军事家,也是一个让部下敬重的将领。他非常类似中国古代的杰出将领吴起。隆美尔非常的爱兵如子,他和普通士兵吃一样的配给餐 ,绝对不搞特殊化。他还亲自给阵亡将士的遗孀写安慰信。在战斗打响的时候,身为最高指挥官的他,佩戴醒目的勋章和军礼服,若无其事的站在指挥车上率领军队冲锋陷阵。有一次,向埃及长途奔袭的隆美尔率领的第21装甲师被一片雷区阻挡,隆美尔当先跳下指挥车,跪在沙地上亲手排雷,他的参谋们也赶紧效仿他们的长官。于是,第21装甲师很快就冲出了雷区。
值得一提的是,隆美尔是一个纯粹的军人,对其他都不感兴趣,什么奢华的生活享受,各地的自然风光和名胜古迹,他都无感。他参加带领部下路过著名的景观比萨斜塔。很多参谋都想起参观一下,可是他头都没有抬,“没什么好看的,等战争结束了,它依然会斜着。”
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